Les plans d’urgence sont un ensemble de procédures et de mesures préétablies, adaptées au contexte local, qui guident le personnel dans la coordination d’une réponse rapide et efficace à des incidents ou situations spécifiques. Les plans d’urgence doivent être mis en place pour les incidents et les situations prévisibles à haut risque qui :
- sont les plus susceptibles de se produire et d’avoir un impact significatif sur le personnel et les opérations.
- nécessitent beaucoup d’informations et de préparation pour permettre au personnel de réagir.
- nécessitent une réponse rapide et coordonnée de la part des différentes parties prenantes.
Des plans d’urgence sont généralement établis pour le déplacement ou l’évacuation du personnel, les catastrophes naturelles, les pandémies et les urgences médicales.
La décision de suspendre les activités d’un programme, de fermer temporairement un bureau ou de retirer du personnel peut être prise en prévision d’une éventuelle insécurité, par exemple lors d’élections ou de périodes de troubles anticipées, ou en cas de menace importante pour le personnel ou de détérioration de la situation générale en matière de sécurité.
Non seulement ces mesures perturbent le personnel et les programmes, mais si elles ne sont pas gérées avec soin, elles peuvent également nuire aux relations avec les communautés et les autorités et, en fin de compte, à la réputation de votre organisation.
Pour minimiser l’impact et garantir une réponse sûre et efficace, il est essentiel que des plans d’urgence détaillés soient établis à l’avance et compris par l’ensemble du personnel. Ces plans doivent expliquer l’autorité décisionnelle, les rôles et responsabilités spécifiques, les critères permettant de déterminer quel personnel sera déplacé et à quel moment, ainsi que les processus logistiques pour l’évacuation, le déplacement et l’hibernation du personnel.
Questions clés de la planification :
- Que pourrait-il se passer ?
- Qui pourrait être affecté ?
- De quoi a-t-on besoin pour réagir ?
- Qui doit être informé ?
- Qui prend quelles décisions ?
- Que peut-on faire pour être mieux préparé ?
En cas de blessure ou de maladie grave, le personnel peut avoir besoin d’un traitement médical immédiat. Pour faciliter une réponse rapide, vous devez identifier les installations médicales locales, et leur capacité, pour les différents lieux où le personnel est basé. Si l’assistance médicale locale n’est pas disponible ou inadéquate, une évacuation vers un centre médical fiable dans le pays, ou dans un autre pays, peut s’avérer nécessaire. Ces informations doivent être consignées dans des procédures et des plans d’urgence médicale détaillés.